Wie sieht deine To-do-Liste aus? Reicht sie von hier bis auf die andere Seite der Erde? Es ist gefühlt kein Ende in Sicht und du scheinst den ganzen Tag beschäftigt zu sein, aber so wirklich kleiner werden die Berge trotzdem nicht?
Dass du viel zu tun hast bestreite ich nicht und vielleicht würde dir ein Nein oder das Wegpriorisieren oder Outsourcen helfen – es gibt viele Wege nach Rom. Doch heute möchte ich mit dir eine Technik teilen, nach der ich nun seit einiger Zeit arbeite und die sich bei mir extrem bewährt hat, um in der gleichen Zeit mehr zu schaffen bzw. einen Teil meiner To do’s in weniger Zeit zu erledigen.
Und genau darum geht es ja letztlich: Nicht sinnlos deine Lebenszeit zu verplempert und einfach beschäftigt zu sein – sondern die meisten Menschen wünschen sich mehr Zeit, mehr Freiheit. Mit dem Tool, das ich dir heute vorstelle, wirst du genau das erreichen und ganz nebenbei wird es dir helfen dich klarer und fokussierter zu fühlen.
Du kannst das sowohl als Selbstständiger/Unternehmer, als auch für dein Privatleben nutzen. Das Tool von dem ich spreche, nennt sich Batch Working oder auch Batching genannt. Ohne dieses Tool würde ich es niemals schaffen, alles unter einen Hut zu bekommen, was ich zu erledigen habe.
Was Batch Working eigentlich genau bedeutet, warum es dir so sehr helfen kann und wie du es genau anwendest, zeige ich dir.
Was ist Batch Working?
Batch Working bedeutet aus dem Englischen übersetzt, dass du Stapel abarbeitest. Die Stapel beziehen sich auf gleichartige Aufgaben und To Do’s. Das heißt, du sortierst die Dinge, die dem gleichen Typ entsprechen zusammen in einen Stapel, ein Batch und erledigst das ganze in einem Schwung.
Du kannst beispielhaft das Thema Podcastfolge aufnehmen einmal betrachten. Um dies zu tun, muss ich in meinem Fall wie folgt vorgehen:
- Ich fahre meinen Laptop hoch
- Ich schließe mein Aufnahmemikrofon an
- Ich öffne das Aufnahmeprogramm
- Ich öffne den Google Drive Ordner, in den die Folge für die Bearbeitung durchs Team geladen wird
- Ich suche meine Notizen für die Podcastfolge zusammen usw.
- Ich nehme die Podcastfolge auf!
- Ich kommuniziere nach der Podcastaufnahme die Fertigstellung ans Team
- und vermutlich gehört noch einiges an Kleinigkeiten dazu, die ich gerade gar nicht auf dem Schirm habe.
Dies würdest du beispielsweise montags machen, dann am Sonntag, dann die Woche drauf am Dienstag und Donnerstag. Jedes Mal musst du die o. g. Schritte durchlaufen. Sie fallen also jedes Mal an und kosten dich Zeit, Energie und letztlich Geld (Denn deine Zeit kostet dich vor allem als Unternehmerin immer eine bestimmte Menge an Geld).
Nun überlege dir mal, dass du einmal im Monat 1 festen Tag hast, an dem du direkt 4 Podcastfolgen aufnimmst. Das heißt, dass ein Großteil der Aufgaben nur einmal anfallen, du aber sobald dein Setup steht, direkt 4 Podcastfolgen aufnehmen würdest und dann – und das ist der tolle Nebeneffekt– 4 Wochen Ruhe hast und dich auf anderes fokussieren kannst.
All diese Tätigkeiten sind Dinge, die Drumherum anfallen sind Tätigkeiten, die du zwar brauchst, aber die eigentlich nicht direkt etwas mit produktiv sein zu tun haben, denn sie stellen nicht das Produzieren/Abarbeiten an sich da. Das Ergebnis soll ja eine Podcastfolge sein oder ein abgearbeitetes E-Mail Postfach oder oder oder.
In meinem früheren Job als Industriekauffrau haben wir in der Ausbildung gelernt, dass der Umbau von Maschinen (Also erst produziert die Maschine Zahnpasta mit Minz Geschmack, dann produziert sie Zahnpasta mit Kräuter Geschmack, etc.) Geld kostet und vermieden werden sollte. Das sind die Rüstkosten, die man betriebswirtschaftlich bedingt nicht zu häufig entstehen lassen will. Nun sind wir zwar keine Maschinen, sondern Menschen, aber es kostet uns trotzdem Geld und Zeit, wenn wir immer wieder umrüsten anstatt einmal einen Stapel auf einmal abzuarbeiten oder die Maschine erst mal einen ganzen Tag Geschmackssorte 1 produziert.
Batch Working ist also eine Arbeitsmethode, bei der Aufgaben des gleichen Typs in einem Schwung abgearbeitet werden um die Zeit, die wir beim Wechseln zwischen Aufgaben brauchen, zu reduzieren.
Dadurch, dass du dann bei dem Aufgabentyp länger die gleiche Sache machst, wirst du auch schneller und routinierter. Das Vor- und Nachbereitung einer Aufgabe verbraucht nämlich oft sehr viel Zeit. Oftmals dauert auch das “Aufraffen” extrem lange. Du wirst mit Sicherheit Zeit einsparen!
Wie funktioniert Batch Working?
Du machst sicher schon in vielen Bereichen deines Lebens Batch Working. Du wäschst vermutlich nicht jedes Kleidungsstück einzeln oder wäschst jeden Teller einzeln ab.
Um für dein Arbeitsleben, dein Business oder auch private Bereiche Batch Working zu nutzen, empfehle ich dir folgende Schritte:
Schritt 1: Sammel einmal schriftlich alle wiederkehrenden Aufgaben in Form eines Brainstormings
Schreibe einfach mal alles runter – vielleicht schafft es nicht jede Aufgabe in ein Batch Working Format, aber hier geht es erst mal ums Brainstormen! Ob es Überweisungen sind, Arbeitsaufgaben, Putzen, ausmisten, Ablage, völlig egal.
Schritt 2: Lege fest, wie häufig und wann du die wiederkehrenden Dinge machen möchtest.
Nun überlegst du dir, wie oft du an gewissen Themen/dingen arbeiten möchtest. Stell dir also die Frage: Wie häufig möchte ich mich damit beschäftigen? Das heißt: Welche Tätigkeiten führst du lieber häufiger hintereinander aus, dafür gehst du sie aber seltener an?
Schritt 3: Sortiere deine Unteraufgaben neu!
Innerhalb jeder größeren Aufgabe gibt es Unteraufgaben.
Beispiel: Zur Erstellung eines Blogposts gehört die Recherche, der Schreibvorgang an sich, das Korrekturlesen, das Bilder raussuchen usw.
Du könntest nun ähnliche Aufgaben zusammenfassen und an einem Stück die Recherche für mehrere Blogposts erledigen und dann einen ganzen Vormittag schreiben, dann liest du an einem Nachmittag direkt 3 Dokumente Korrektur usw. du erschaffst quasi einen neuen Prozess für diese Aufgabe inkl. ihrer Unteraufgaben.
Schritt 4: Plane die Aufgabenblöcke bzw. Batch Working Blöcke fest in deinen Kalender ein!
Um auch wirklich in die Umsetzung zu kommen, solltest du dir am besten direkt in deinen Kalender diese Blöcke wiederkehrend eintragen. Zum Beispiel nimmst du immer am ersten Sonntag im Monat deine Podcastfolgen auf oder machst jeden ersten Dienstag im Monat zwischen 15 und 18 Uhr deine Ablage oder oder oder. Gestalte es dir einfach genau so, wie es für dich passt.
Was bedeutet das für deinen Alltag?
Du wirst dadurch vermutlich viel entspannter werden und strukturierter. Du kannst anfallende To-do’s einfach gedanklich auf den Zeitraum schieben, den du dir dafür reserviert hast. Die Überweisung steht an: Ah super. Überweisungen mache ich eh Samstag. Leg sie auf den Stapel zu den anderen offenen Überweisungen und zack, es ist vorerst aus dem Kopf! Du sparst definitiv Zeit, wenn du dich nicht jedes Mal direkt in dein Banksystem einloggen musst, usw.
Wenn du wie ich Content produzierst, dann darfst du hier in die Vorplanung gehen. Du überlegst dir direkt passende Themen für deine nächsten 4 Blogposts. Dadurch kannst du sogar sinnvoller Themen aufeinander aufbauend veröffentlichen.
Am wichtigsten ist es, dass du eine gewisse Form des Weitblicks erlangst und dich entspannst, wenn manches nicht mehr direkt erledigt wird. Das kann – wenn du es anders gewohnt bist bisher – zunächst sehr ungewohnt sein. Wichtig ist außerdem immer wieder zu analysieren, was für dich passt und was du vielleicht ändern möchtest.
Das Ziel des Ganzen soll ja mehr Produktivität sein und damit mehr freie Zeit für dich – für die Dinge, die du gerne tust und für die vielleicht manchmal aufgrund des Workloads nicht die Zeit bleibt.
Batch Working kann komplett individuell gestaltet werden, sodass es für dich am besten passt. Ob du dabei 4 Wochen, 3 Monate oder gleich ein ganzes Jahr bei der ein oder anderen Sache vorarbeitest bleibt dir überlassen! Das Ziel ist immer: Der Flow!
Nicht immer ist es ratsam lange an einer gleichen Tätigkeit zu sitzen. Monotonie kann zulasten der Produktivität gehen. Finde also den Sweet Spot, der für dich passt und schaffe deine eigene Balance, denn die Qualität soll nicht leiden.
