Produktiver arbeiten mit Batch Working – so geht es!

Wie sieht deine To-do-Liste aus? Reicht sie von hier bis auf die andere Seite der Erde? Es ist gefühlt kein Ende in Sicht und du scheinst den ganzen Tag beschäftigt zu sein, aber so wirklich kleiner werden die Berge trotzdem nicht?

Dass du viel zu tun hast bestreite ich nicht und vielleicht würde dir ein Nein oder das Wegpriorisieren oder Outsourcen helfen – es gibt viele Wege nach Rom. Doch heute möchte ich mit dir eine Technik teilen, nach der ich nun seit einiger Zeit arbeite und die sich bei mir extrem bewährt hat, um in der gleichen Zeit mehr zu schaffen bzw. einen Teil meiner To do’s in weniger Zeit zu erledigen.

Und genau darum geht es ja letztlich: Nicht sinnlos deine Lebenszeit zu verplempert und einfach beschäftigt zu sein – sondern die meisten Menschen wünschen sich mehr Zeit, mehr Freiheit. Mit dem Tool, das ich dir heute vorstelle, wirst du genau das erreichen und ganz nebenbei wird es dir helfen dich klarer und fokussierter zu fühlen.

Du kannst das sowohl als Selbstständiger/Unternehmer, als auch für dein Privatleben nutzen. Das Tool von dem ich spreche, nennt sich Batch Working oder auch Batching genannt. Ohne dieses Tool würde ich es niemals schaffen, alles unter einen Hut zu bekommen, was ich zu erledigen habe.

Was Batch Working eigentlich genau bedeutet, warum es dir so sehr helfen kann und wie du es genau anwendest, zeige ich dir.

Was ist Batch Working?

Batch Working bedeutet aus dem Englischen übersetzt, dass du Stapel abarbeitest. Die Stapel beziehen sich auf gleichartige Aufgaben und To Do’s. Das heißt, du sortierst die Dinge, die dem gleichen Typ entsprechen zusammen in einen Stapel, ein Batch und erledigst das ganze in einem Schwung.

Du kannst beispielhaft das Thema Podcastfolge aufnehmen einmal betrachten. Um dies zu tun, muss ich in meinem Fall wie folgt vorgehen:

• Ich fahre meinen Laptop hoch
• Ich schließe mein Aufnahmemikrofon an
• Ich öffne das Aufnahmeprogramm
• Ich öffne den Google Drive Ordner, in den die Folge für die Bearbeitung durchs Team geladen wird
• Ich suche meine Notizen für die Podcastfolge zusammen usw.
• Ich nehme die Podcastfolge auf!
• Ich kommuniziere nach der Podcastaufnahme die Fertigstellung ans Team
• und vermutlich gehört noch einiges an Kleinigkeiten dazu, die ich gerade gar nicht auf dem Schirm habe.

Dies würdest du beispielsweise montags machen, dann am Sonntag, dann die Woche drauf am Dienstag und Donnerstag. Jedes Mal musst du die o. g. Schritte durchlaufen. Sie fallen also jedes Mal an und kosten dich Zeit, Energie und letztlich Geld (Denn deine Zeit kostet dich vor allem als Unternehmerin immer eine bestimmte Menge an Geld).

Nun überlege dir mal, dass du einmal im Monat 1 festen Tag hast, an dem du direkt 4 Podcastfolgen aufnimmst. Das heißt, dass ein Großteil der Aufgaben nur einmal anfallen, du aber sobald dein Setup steht, direkt 4 Podcastfolgen aufnehmen würdest und dann – und das ist der tolle Nebeneffekt- 4 Wochen Ruhe hast und dich auf anderes fokussieren kannst.

All diese Tätigkeiten sind Dinge, die Drumherum anfallen sind Tätigkeiten, die du zwar brauchst, aber die eigentlich nicht direkt etwas mit produktiv sein zu tun haben, denn sie stellen nicht das Produzieren/Abarbeiten an sich da. Das Ergebnis soll ja eine Podcastfolge sein oder ein abgearbeitetes E-Mail Postfach oder oder oder.

In meinem früheren Job als Industriekauffrau haben wir in der Ausbildung gelernt, dass der Umbau von Maschinen (Also erst produziert die Maschine Zahnpasta mit Minz Geschmack, dann produziert sie Zahnpasta mit Kräuter Geschmack, etc.) Geld kostet und vermieden werden sollte. Das sind die Rüstkosten, die man betriebswirtschaftlich bedingt nicht zu häufig entstehen lassen will. Nun sind wir zwar keine Maschinen, sondern Menschen, aber es kostet uns trotzdem Geld und Zeit, wenn wir immer wieder umrüsten anstatt einmal einen Stapel auf einmal abzuarbeiten oder die Maschine erst mal einen ganzen Tag Geschmackssorte 1 produziert.

Batch Working ist also eine Arbeitsmethode, bei der Aufgaben des gleichen Typs in einem Schwung abgearbeitet werden um die Zeit, die wir beim Wechseln zwischen Aufgaben brauchen, zu reduzieren.

Dadurch, dass du dann bei dem Aufgabentyp länger die gleiche Sache machst, wirst du auch schneller und routinierter. Das Vor- und Nachbereitung einer Aufgabe verbraucht nämlich oft sehr viel Zeit. Oftmals dauert auch das “Aufraffen” extrem lange. Du wirst mit Sicherheit Zeit einsparen!

Wie funktioniert Batch Working?

Du machst sicher schon in vielen Bereichen deines Lebens Batch Working. Du wäschst vermutlich nicht jedes Kleidungsstück einzeln oder wäschst jeden Teller einzeln ab.

Um für dein Arbeitsleben, dein Business oder auch private Bereiche Batch Working zu nutzen, empfehle ich dir folgende Schritte:

Schritt 1: Sammel einmal schriftlich alle wiederkehrenden Aufgaben in Form eines Brainstormings

Schreibe einfach mal alles runter – vielleicht schafft es nicht jede Aufgabe in ein Batch Working Format, aber hier geht es erst mal ums Brainstormen! Ob es Überweisungen sind, Arbeitsaufgaben, Putzen, ausmisten, Ablage, völlig egal.